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85%

de reducción de tiempo en el proceso de aprobación de precios

€300

 

millones de euros de ingresos al año

20

minutos por aprobación

Kyocera, fabricante multinacional japonesa de impresoras y fotocopiadoras, quería optimizar su proceso de aprobación de precios para grandes cuentas. Necesitaban un sistema que aumentara la visibilidad de los altos ejecutivos para que tuvieran una visión clara de la información necesaria para tomar la decisión final y, en última instancia, acelerar el proceso. 

El proceso automatizado no sólo ha reducido el tiempo del proceso en un 85% para acelerar el tiempo de respuesta y ganar nuevos negocios para Kyocera, sino que también ha ayudado a liberar el tiempo de los empleados. El proceso, que antes se realizaba a través de correo electrónico y hojas de cálculo de Excel, se modeló en Bizagi y se integró con SAP para activar directamente la oportunidad de compra.

"La integración de Bizagi con nuestro sistema ERP, SAP, fue un avance emocional para nuestra organización... No se trataba de convencer a esas personas de que su trabajo ha desaparecido, sino de mostrarles lo fácil que es ahora esa tarea, y ofrecerles oportunidades para emplear mejor su tiempo."

Kyohei Shimada

Director de BPM Digital

Objetivos:

  • Optimizar la aprobación de precios especiales (SPA) basada en Excel y en el correo electrónico para acelerar el tiempo medio del proceso en 10 días 
  • Aumentar la visibilidad de los altos ejecutivos para que el vicepresidente que aprueba tenga una visión clara de la información necesaria para tomar la decisión final 
  • Integración con SAP y los sistemas heredados para liberar a los empleados de las tareas manuales de introducción de datos 
  • Ofrecer una oportunidad de crecimiento material e intelectual a los empleados 
  • Documentar los procesos para cumplir los acuerdos de nivel de servicio

Logros:

  • Reducción del tiempo medio del proceso de SPA en un 85%, de 10 días a 1,5 días en promedio 
  • Aceleración de la rotación para conseguir más negocios nuevos con una cartera de pedidos de más de 300 millones de euros de ingresos al año 
  • Integración con SAP para activar directamente la oportunidad de compra 
  • Liberación del tiempo de los empleados, 20 minutos por aprobación, para permitirles crecer y añadir valor 
  • Respuestas aceleradas para permitir un mejor servicio al cliente