Automatización de procesos de negocio: Los cinco pasos que hay que dar para hacerlo bien

Las ventajas de la automatización de los procesos de negocio (BPA) son indiscutibles. Al automatizar todas las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo y que hacen que su empresa funcione a diario, puede reducir los costos operativos y liberar tiempo para que usted y su equipo puedan hacer más cosas importantes.

Pero el hecho de que las ventajas sean evidentes, no significa que sea fácil conseguirlas. Si se lanza al BPA sin un plan -o con un plan equivocado- es probable que acabe con confusión, resistencia interna y haciendo lo contrario de lo que se propuso. 

Entonces, ¿qué significa hacerlo bien? Estos son los pasos de la automatización de los procesos de negocio que debe seguir para dar el paso hacia una mayor eficiencia.

Los pasos clave para la automatización de  procesos de negocio

La transformación de una empresa a través de la automatización no puede ser apresurada. Requiere tiempo y paciencia. Y es un proceso que tiene que ver tanto con las personas como con la tecnología, por lo que estos pasos para la automatización de los procesos de negocio consisten en incorporar a las partes interesadas clave al proyecto y transferir conocimientos a medida que se identifican, diseñan e implementan los cambios que se desean realizar.

Primer paso: Evaluar

Este paso consiste en seleccionar los procesos empresariales que va a empezar a automatizar primero. Por supuesto, con el tiempo puede aspirar a "todos", pero en la fase inicial, recomendamos no más de diez.

¿Sin embargo, cuáles? Para ayudarle a decidir, hemos desarrollado una herramienta de evaluación de procesos que puede ayudarle a racionalizar su pensamiento. La herramienta evalúa:

• Impacto en el negocio: ¿cuánto valor añadirá la automatización de este proceso?
• Madurez del proceso: ¿qué nivel de comprensión del proceso existe actualmente?
• Complejidad: ¿qué nivel de complejidad existe en términos de integración, flujos de procesos y reglas empresariales?

Al asignar una puntuación a cada proceso, puede identificar cuáles son los procesos óptimos para automatizar, de modo que pueda demostrar el valor rápidamente y mantener la aceptación.

Una vez que haya completado la evaluación, le recomendamos encarecidamente que seleccione los procesos con un alto impacto empresarial, una complejidad media y una puntuación de madurez alta. Esto permitirá a los que trabajen en el proyecto aprender la nueva tecnología, a la vez que tendrá un efecto significativo en sus procesos empresariales y en la organización en su conjunto.

Segundo paso: Diseño

La fase de diseño consta de dos partes, una sobre las necesidades funcionales y otra sobre los requisitos técnicos.

1. Funcional: se trata de tomar lo que se necesita en una empresa y definirlo en términos de las soluciones que satisfarán esas necesidades. Es fundamental consultar a todos los usuarios y miembros del equipo pertinentes durante esta fase para asegurarse de que todos los requisitos de los usuarios están plenamente representados.
2. Técnica: esta fase traduce todo el trabajo anterior en un documento de diseño técnico que define todos los detalles y especificaciones técnicas de la solución para que las mejores prácticas puedan compartirse con todos los que las necesiten.

Una vez completados los documentos, es crucial que los aprueben los distintos stakeholders antes de la fase de construcción, ya que definirán la ruta de construcción.

Tercera etapa: Construir

Ahora es el momento de empezar a poner en práctica toda la planificación. Al convertir los detalles técnicos y las especificaciones descritas anteriormente en una solución tangible, podrá modelar, desarrollar e integrar todos los componentes que forman la aplicación.

A lo largo de esta fase, debe centrarse en la capacidad de medición: la estructuración de los datos, el desarrollo y la validación de las plantillas, y la configuración de los comportamientos de los campos junto con las reglas y políticas empresariales de apoyo. Aquí es donde capturará la lógica del proceso y transformará un proceso de negocio en una aplicación.

Durante la etapa de construcción, es muy recomendable presentar el progreso de la aplicación, cómo se mostrará la información y cómo se generarán los documentos para asegurar que todo se está construyendo de acuerdo con las especificaciones iniciales.

Cuarto paso: Certificar

Esta es la etapa para comprobar su funcionamiento. Antes de comenzar la implementación en el entorno de producción, es la oportunidad de asegurarse de que la solución cumple los requisitos empresariales especificados al principio del proyecto.

Para asegurarse de que se cumplen todas las especificaciones, es muy recomendable involucrar al mayor número posible de usuarios finales. Todos los que tengan un papel en el proceso deben probarlo y cualquier comentario o sugerencia debe considerarse una oportunidad de mejora.

Quinto paso: Implementar

Ya está listo para entrar en funcionamiento. Le recomendamos que elabore un plan estructurado para asegurarse de que se alcanzan los objetivos del proyecto a medida que avanza hacia el entorno de producción. Como siempre, es probable que surjan problemas imprevistos durante esta fase, así que asegúrese de tener tiempo para solucionarlos.

Cuando pase a esta fase, asegúrese de comunicar la puesta en marcha del proyecto a toda la organización: hágales saber por qué se produce el cambio y los beneficios que aportará.

Gestionar el cambio

La gestión del cambio para el personal es tan importante como los cambios técnicos. Además de los pasos de automatización de los procesos empresariales descritos anteriormente, recomendamos poner en marcha un programa de gestión del cambio (el nuestro se basa en el modelo de gestión del cambio de ADKAR) para sensibilizar, educar e integrar los cambios en sus equipos. De este modo, tendrá muchas más probabilidades de que el cambio de proceso sea aceptado.

Vea cómo pusimos en práctica estos pasos para la empresa farmacéutica Takeda.