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El 74% de las empresas dicen que utilizarán la automatización de procesos hasta cierto punto durante los próximos tres años, según KPMG. Sin embargo, algunas organizaciones están retrasando el inicio de sus proyectos de automatización y, en consecuencia, retrasan su transformación digital.
Una de las mayores barreras para las organizaciones que están considerando el uso de tecnologías de automatización de procesos se centra en la alineación, el 19% dice que la gestión del cambio es su principal preocupación alertándoles la pérdida de puestos de trabajo. El 20% también afirmó que carecen de una estrategia y prioridades claras, lo que indica la importancia de planificar y discutir cómo se utilizará la tecnología antes de la implementación.
Como parte del informe reciente de AIIM, La guía definitiva para mejorar sus procesos comerciales: Process Automation y RPA, las organizaciones fueron encuestadas sobre su experiencia con tecnologías de automatización de procesos. Estos se dividieron en Usuarios potenciales (58% de los encuestados) y Usuarios experimentados (42% de los encuestados).
Entre los usuarios potenciales, la gestión del cambio se destacó como una clara preocupación y una barrera para iniciar sus proyectos de automatización. Los resultados mostraron que los usuarios potenciales luchan con un problema de gestión de cambios que a menudo se disimula, en lugar de abordar directamente.
Aquí hay cuatro formas en que las organizaciones pueden habilitar la gestión del cambio en su organización para prepararse para la automatización de procesos e implementar con éxito la tecnología para permitir la transformación digital.
“La discusión sobre la gestión del cambio reflexiva es particularmente conmovedora”, comenta Mark Patrick, CIP, en el informe. “Una combinación perfecta de lograr que el proceso y la TI sean los correctos, combinada con la comunicación con la fuerza laboral de una manera justo a tiempo para lograr una implementación exitosa y una adopción feliz del usuario, es el estado final ideal”.
Existe un problema considerable con la alineación. Es importante alinear los departamentos y los recursos con el cambio estratégico. La encuesta de AIIM descubrió que una de las mayores frustraciones proviene de los malentendidos entre las empresas y su equipo de TI. El 18% dice que la falta de comprensión de TI sobre los problemas comerciales es un obstáculo, mientras que el 16% dice que hay una falta de comprensión empresarial de los problemas de TI.
Esta incongruencia entre departamentos no es nada nuevo cuando se trata de proyectos de transformación digital. La falta de colaboración entre departamentos es un problema común. La investigación de Bizagi muestra que es una de las principales barreras para el progreso digital.
Apoyar la forma en que las personas colaboran es clave para el estado de los equipos modernos de TI o de operaciones digitales. La ventaja de la tecnología de procesos es que los equipos pueden utilizar el proceso como un lenguaje común. Los equipos de negocios y de TI pueden usar esto para desarrollar un entendimiento mutuo y trabajar juntos de manera efectiva utilizando procesos comerciales y flujos de trabajo para unir los dos departamentos para resolver problemas de manera colaborativa.
La encuesta de AIIM reveló que el 30% dice que la falta de habilidades es el principal obstáculo para iniciar un proyecto de automatización. Pero no son solo las complejidades técnicas las que representan un problema para los usuarios potenciales. “Además de la capacidad técnica para construir e implementar RPA, una organización necesita un plan de gestión de cambios que incluya capacitar a los usuarios sobre qué son las RPA, qué pueden hacer, cómo se han utilizado y sus beneficios”, dice Sabrina Lozanco, CIP.
Hay un término equivocado que las tecnologías de automatización pueden hacer que los trabajadores sean innecesarios al hacer su trabajo por ellos. Esto está lejos de la verdad. Pero las organizaciones deben cultivar una cultura de educación y comprensión para poder adoptar la automatización de procesos.
“Los empleados deben participar en una implementación de RPA incluso antes que con otras tecnologías de automatización de procesos para superar la resistencia de los empleados”, afirma el informe. “El objetivo debería ser posicionar a la RPA como una propuesta de ‘humanos aumentados por la automatización’ en lugar de una propuesta interpretada como ‘automatización en lugar de humanos‘. Simplificar la captura y ponerla a disposición como servicio es esencial para la estandarización de los insumos comerciales que es fundamental para optimizar los beneficios de RPA“.
El informe incluso llega a decir que las organizaciones que no abordan esta preocupación clave de la gestión del cambio a menudo encontrarán sus proyectos condenados al fracaso, incluso si obtienen la aprobación del proyecto. “El escepticismo que ya existe debido a la falta de alineación organizacional y las preocupaciones sobre la complejidad y el costo se amplifica en un entorno en el que las preocupaciones por la pérdida de puestos de trabajo no se abordan directamente”. Por lo tanto, debe asegurarse de que los empleados vean la automatización como un aliado, no como una amenaza.
Puede ser difícil lograr que todos los empleados se unan a un nuevo proyecto de tecnología estratégica. Si comienza desde arriba y consigue que un ejecutivo respalde su proyecto, es más probable que el resto de la organización se siente y le ponga atención.
“Si hace su tarea, incluye a todas las partes interesadas desde el principio, incluye comunicaciones (desde los líderes y hasta la fuerza laboral) y una capacitación bien diseñada en su planificación integral y multifuncional, seguirá siendo terriblemente difícil, pero es mucho más probable que tenga éxito”, dice Mark Patrick, CIP.
Debe obtener la aceptación de la alta dirección y asegurarse de que todos los empleados comprendan el panorama general y estén capacitados para impulsar el cambio por sí mismos. Eso significa ayudarlos a ver cómo será beneficioso para el negocio y ayudarlos personalmente haciéndoles la vida más fácil e impulsando el crecimiento.
Para ayudar a sus ejecutivos a difundir la buena noticia sobre su proyecto, puede demostrar el retorno de la inversión y los beneficios que ha visto de su proyecto. La mejor manera de hacer esto es trabajando en sprints ágiles que brinden resultados rápidamente. En lugar del enfoque tradicional de big bang favorecido por tantas organizaciones, trabajar en ciclos cortos e iterativos ofrece resultados significativos rápidamente, luego puede iterar procesos rápidamente, cuando sea necesario. Además de demostrar los beneficios, puede ver qué funciona mejor antes de comprometerse por completo. Luego, puede escalar rápidamente una vez que sepa que algo tiene valor. Este enfoque también es eficaz para los ejecutivos que necesitan demostrar éxito para obtener financiación. Cuando los presupuestos son ajustados, los pequeños éxitos son la clave para un patrocinio continuo.
AIIM descubrió que las finanzas, las cuentas por pagar y el procesamiento de facturas eran los tres procesos principales en las tres tecnologías objetivo: BPM, RPA y administración de casos. Los procesos financieros pueden ser un gran lugar para comenzar, ya que tienen grandes beneficios posteriores en la expansión de la automatización de procesos a otros departamentos, y el ROI es fácil de resaltar.
Demostrar los resultados positivos de la automatización de procesos también puede aliviar las preocupaciones de quienes todavía tienen la percepción de que las tecnologías de automatización amenazan su trabajo, en lugar de acelerar su productividad. “Dada la preocupación de la gestión del cambio por la pérdida de puestos de trabajo, los usuarios potenciales deben equilibrar esta preocupación con un beneficio clave que obtienen aquellos que ya han implementado estas tecnologías: una mejor asignación de recursos de personal”, declara el informe.
