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Un plan de mejora de procesos es un documento que describe los pasos necesarios para optimizar el rendimiento de los procesos. Disponer de un plan detallado es importante para el éxito de un proyecto de mejora de procesos, ya que garantiza que todos los miembros del equipo conozcan los objetivos del proyecto, sus responsabilidades y los plazos del mismo. Si sigue los pasos que se indican a continuación, podrá solucionar los procesos empresariales poco eficientes y aumentar el compromiso de los empleados y la satisfacción de los clientes.
Paso 1 - Trazar el proceso actual
Con el fin de mejorar un proceso, es necesario tener una clara comprensión de cómo funciona en su forma actual. Trazar cada paso de un proceso end-to-end le proporciona una visión clara de las entradas y salidas de todo el proceso.
Paso 2 - Analizar el proceso actual
Una vez que haya definido cada paso del proceso, puede revisar cada uno de ellos para entender lo que funciona y lo que no. La simulación de procesos le permite ejecutar diferentes escenarios con la situación actual e identificar fácilmente de dónde provienen los problemas. Consulte a los miembros del equipo que participan directamente en el proceso para responder a las siguientes preguntas
Paso 3 - Rediseñar el proceso
Ahora que sabe cuáles son los problemas, puede abordarlos. Una vez más, trabaje con las personas que utilizarán el proceso en su trabajo diario para determinar cómo es el proceso que funciona de forma óptima y cómo se pueden eliminar cada uno de los problemas actuales.
Paso 4 - Probar el proceso
Antes de implantar el nuevo proceso, es una buena práctica probarlo para asegurarse de que los cambios tienen un impacto positivo. La simulación de procesos le permite probar el proceso en un escenario real y demostrar el retorno de la inversión de las mejoras. Esto le da la oportunidad de hacer más ajustes en función de los resultados. También puede emplear el análisis "what-if" para comparar su proceso “as is" con el proceso “to be" en términos de tiempo de ejecución, utilización de recursos y costos. Los resultados pondrán de manifiesto la necesidad de mejorar el proceso y los beneficios que aportará a los stakeholders.
Paso 5 - Comunicar el cambio
No es raro que la gente tenga miedo al cambio. Por lo tanto, es imprescindible comunicar los cambios que el proyecto aportará a la forma de trabajar de toda la organización. Hay que alinear los departamentos, educar a los empleados sobre cómo funcionará el nuevo proceso y los beneficios que aportará y conseguir la aprobación de la alta dirección para aumentar la probabilidad de adopción.
Paso 6 - Implantar el nuevo proceso
Ahora que ha diseñado el proceso perfecto y ha comunicado todas las cosas positivas que el nuevo proceso aportará a su organización, es el momento de ponerlo en marcha. La clave del éxito del ciclo de implantación es crear un plan específico que incluya demostraciones periódicas y comentarios de quienes utilizan el proceso a diario para garantizar que la implantación se ajusta a sus expectativas y puede aportar un valor real a la empresa.
Paso 7 - Supervisar los resultados y optimizar
Una vez que haya completado el despliegue del nuevo proceso, debe medir la adopción entre los stakeholders y recabar su opinión sobre su funcionamiento. Pídales que le informen de cualquier problema que haya surgido y de las oportunidades de mejora que hayan detectado. También puede hacer un seguimiento del rendimiento del nuevo proceso, comparándolo con los resultados obtenidos con el proceso anterior y con los objetivos fijados al principio del proyecto.
La mejora de los procesos no es un proyecto aislado. Es una práctica continua que toda organización debe adoptar para crear y mantener una ventaja competitiva. Los procesos eficientes impulsan la productividad y la rentabilidad al aumentar la satisfacción de los empleados y ofrecer el mejor valor posible a los clientes.
