No hay nada que le guste más al sector tecnológico que un acrónimo de tres letras.
Pero cuando busca formas de automatizar los procesos para mejorar la eficiencia, reducir los costos y liberar más tiempo para sus equipos, puede hacer que las cosas sean difíciles de entender. ¿Debe buscar la automatización robótica de procesos (RPA) o la automatización inteligente de procesos (IPA)?
La cuestión no es tan sencilla como IPA o RPA, sino que se trata más bien de entender cómo se relacionan ambas tecnologías.
La RPA es una tecnología que facilita la construcción y gestión de robots de software (o bots) que pueden actuar como humanos trabajando en un ordenador. Estos robots pueden entender lo que hay en una pantalla, identificar datos y realizar una amplia gama de acciones que, de otro modo, tendría que completar una persona, como llenar formularios o extraer datos.
La ventaja de utilizar robots RPA (en lugar de humanos) es que las tareas que ejecutan son mundanas, repetitivas y consumen mucho tiempo, lo que libera a su equipo para hacer las cosas más valiosas, interesantes e inteligentes que no podemos dejar en manos de las máquinas.
Es una parte realmente importante de la automatización de procesos de negocio, pero no es lo único que necesita para maximizar la eficiencia.
La automatización inteligente de procesos incluye la RPA, pero va mucho más allá. La IPA también incorpora la automatización de procesos digitales (DPA) y el análisis de la Inteligencia Artificial (IA) para que sus robots de RPA ejecuten las tareas de forma más eficiente, además de ayudar a todos los humanos de su empresa.
Básicamente, IPA añade la capa de datos. Así, mientras que RPA automatiza tareas y acciones específicas, DPA actúa como orquestador, automatizando el flujo de datos entre los humanos y los bots en toda su organización. Conecta a todas las personas, aplicaciones, dispositivos y grupos de información dispares de su empresa en una plataforma segura.
Y una vez que los datos están en un solo lugar, puede utilizar la tecnología de IA para obtener información más profunda, lo que permite una toma de decisiones más inteligente y rápida, que puede ser utilizada por sus empleados para mejorar su rendimiento diario, o para programar sus bots.
La diferencia entre la automatización robótica de procesos y la automatización inteligente de procesos es que la RPA es un componente de la IPA y no una alternativa a ella. La RPA se emplea para realizar tareas repetitivas con una variación mínima, mientras que la IPA (RPA + DPA + AI) se usa para abordar procesos end-to-end más complejos.
La RPA se basa en reglas y aplica reglas estipuladas por humanos para ejecutar una tarea, por ejemplo, enviar una respuesta automática a un correo electrónico. La IPA, por su parte, incorpora tecnologías de IA como el aprendizaje automático, por lo que puede hacer tareas que requieren juicio y análisis (la aprobación de un préstamo es un buen ejemplo), sin necesidad de intervención humana. Además, IPA es capaz de gestionar excepciones y aprende continuamente de los patrones de los datos para mejorar el rendimiento.
Asimismo, la RPA solo puede tratar datos estructurados, mientras que la IPA puede manejar tanto datos estructurados como no estructurados.
Aunque la RPA por sí sola puede hacer maravillas en cuanto a productividad y reducción de costos en un corto plazo, las capacidades ampliadas de IPA proporcionan información sobre las oportunidades de mejora de los procesos en toda la empresa, lo que le permite transformar su forma de trabajar para lograr el éxito a largo plazo.
A continuación, se muestra cómo Bizagi utilizó IPA para ayudar a Deutsche Post DHL Group a automatizar sus procesos de negocio para mejorar la experiencia del usuario para sus empleados y sus clientes.
Necesitaban orquestar procesos en toda su empresa, incluyendo su intranet, RPA y un complejo stack de tecnologías y aplicaciones, incluyendo SAP, Oracle y SharePoint.
Se usó IPA para llenar los vacíos entre esos sistemas y asegurarse de que todos estuvieran conectados. El proyecto comenzó con una prueba de concepto mediante la automatización de su proceso de facturación del IVA, trabajando junto con otros proveedores de tecnología como ABBYY (para la captura de información de los documentos en papel) y UiPath (para la automatización de tareas) para asegurarse de que el proceso de facturación del IVA en los envíos se automatizara de principio a fin.
Aunque se trataba de un proyecto ambicioso y complejo, también era uno que mostraría resultados inmediatos. El proceso era antes totalmente manual, pero en seis meses se había logrado una automatización del 95%, lo que supuso un ahorro tangible de tiempo y costos.
Esta es solo la versión resumida de la historia, pero puede leer el estudio completo del caso, que incluye cómo se automatizaron otros procesos, como la gestión de datos maestros de los proveedores.
