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Gestione el proceso de compras con automatización

Los retrasos causados por el constante envío de documentos de un lado a otro, las malas comunicaciones y los gastos impulsivos son algunos de los principales retos a los que se enfrentan los equipos de compras. La automatización de las adquisiciones proporciona transparencia a las partes interesadas internas y externas, agilizando su proceso. Esto hace que sea más fácil y más probable que otros empleados se pongan en contacto con el departamento de compras para satisfacer una necesidad de compra, proporcionando oportunidades de ahorro de costos en toda la organización.

¿Cómo beneficia la automatización al proceso de compra?

La automatización del proceso de compras aporta beneficios a los equipos de compras, a otros equipos de la empresa que utilizan la función de compras y a los proveedores. Estos beneficios incluyen:

  • Aumentar la velocidad con la que se procesan, comparten y aprueban los documentos, lo que permite a los equipos de aprovisionamiento trabajar de forma más eficiente y buscar, aprobar y pagar a los proveedores más rápidamente. 
  • Proporcionar una mayor visibilidad y una mejor colaboración creando mejores relaciones de trabajo internas y externas. 
  • Animar a los equipos externos a colaborar con el departamento de compras, reduciendo el gasto inconstante y dando a las compras más oportunidades de ahorrar costos para la empresa.

La automatización tiene un papel en cada etapa del proceso de adquisición:

- Solicitudes de compra

El envío manual de solicitudes de compra puede ser un proceso increíblemente lento y propenso a errores. Las múltiples revisiones y los numerosos niveles de aprobación a menudo hacen que la información se pierda y provoque retrasos. La automatización del proceso permite a los solicitantes cargar la información requerida en una plantilla predefinida que luego se dirige a los aprobadores para su revisión. Cualquier comentario o cambio puede actualizarse directamente en la plataforma, lo que facilita el seguimiento del progreso y la aprobación de los casos con mayor rapidez. 

- Órdenes de compra 

Al igual que las solicitudes de compra, las órdenes de compra suelen pasar por varios puntos de contacto antes de su aprobación. La automatización le permite crear un flujo de trabajo que dirija automáticamente sus pedidos de compra a través de los pasos apropiados, basándose en reglas empresariales predefinidas, evitando cuellos de botella y permitiendo que lleguen a la aprobación final de manera más ágil. El proceso automatizado también puede actualizar su ERP automáticamente.

- Mejora de la percepción de las compras en Takeda

La empresa farmacéutica líder Takeda quería facilitar el compromiso de otros departamentos con el aprovisionamiento y aumentar la actividad general del equipo de aprovisionamiento. Automatizaron su modelo de compromiso con el negocio, convirtiendo un formulario de tres páginas en un cuestionario basado en la web con el apoyo de flujos de trabajo y reglas de negocio. El proceso racionalizado mejoró la percepción y el compromiso con el departamento, aumentando enormemente el potencial de ahorro de costos en toda la organización.

- Incorporación de proveedores

La recopilación de la información necesaria para revisar el cumplimiento y el riesgo de los proveedores, y la posterior comunicación de los requisitos, a menudo se lleva a cabo a través de diferentes sistemas, creando silos e impidiendo la transparencia. La automatización de las tareas y la centralización de los documentos permiten introducir y compartir la información con mayor facilidad, garantizando que las partes interesadas internas y externas sepan en qué punto del proceso se encuentran y cuáles son los siguientes pasos.

- Acelerar la incorporación de personal en Adidas

El fabricante mundial de ropa deportiva Adidas quería agilizar su largo proceso de incorporación de proveedores. Gracias a la creación de un flujo de trabajo automatizado, pudieron centralizar los datos de los proveedores y obtener más visibilidad en el proceso de incorporación, lo que les permitió hacer un seguimiento del estado. Estos cambios condujeron a una mejora significativa de la calidad de los datos y a una reducción del 50% del tiempo de incorporación a la fábrica. 

- Procesamiento de facturas 

La correspondencia de las facturas con los pedidos de compra, la resolución de consultas, la presentación para su aprobación y la emisión de pagos pueden llevar desde días hasta semanas. El procesamiento automatizado de las facturas realiza un cotejo automático para verificar su exactitud, dirige las facturas a las personas adecuadas para su aprobación y proporciona un repositorio central de registros que reduce la introducción manual de datos y acelera todo el proceso. 

- Pagos 

Su equipo de cuentas por pagar necesita poder hacer desembolsos de forma rápida y segura. Los pagos automatizados les proporcionan acceso a los documentos y comunicaciones necesarios para garantizar que los proveedores reciban sus pagos a tiempo, siempre. Así se evitan los recargos por demora y, en ocasiones, se abre la posibilidad de obtener descuentos por pronto pago. El seguimiento de los pagos en una única plataforma también le permite supervisar y controlar con precisión el flujo de caja.

La implementación de la automatización en su proceso de compras aumentará la eficiencia y devolverá a su equipo de compras un valioso tiempo para centrarse en la negociación de los mejores acuerdos para su organización. Puede obtener más información sobre nuestras soluciones de automatización de compras aquí