Descubra cómo DHL Group aumentó la conectividad en toda la empresa y automatizó múltiples procesos de extremo a extremo.
Casi todos los departamentos de una organización manejan multitud de contratos. RR.HH. cuando contrata nuevos empleados, compras cuando incorpora nuevos proveedores, marketing cuando trabaja con una nueva agencia creativa. La lista es interminable. Y no es raro que cada uno de estos contratos vaya y venga varias veces entre los revisores antes de obtener la aprobación final.
Sin un sistema que respalde ese proceso, es difícil que una sola persona sepa quién está revisando el contrato y en qué fase del proceso se encuentra, lo que a su vez hace imposible perseguir o estimar los plazos. Esto repercute en la experiencia de empleados y clientes, así como en los ingresos, porque a menudo impide que el negocio siga adelante hasta que se acuerde el contacto. ¿Existe una forma mejor de hacerlo? Por supuesto. Automatización de contratos.
La automatización de contratos es la digitalización del ciclo de vida de los contratos. La creación, la gestión y el almacenamiento de los contratos pueden automatizarse para agilizar el proceso, reducir los retrasos y los errores y agilizar la aprobación.
Enviar por correo electrónico varias versiones de un contrato a las distintas partes interesadas para su aprobación y esperar a que respondan a cada una de ellas puede provocar grandes retrasos. La automatización de la eficacia de la gestión de contratos aumenta la general del proceso al permitir que todas las partes revisen y modifiquen en un solo lugar y envíen recordatorios a quienes deban tomar medidas. Esto no sólo libera tiempo para que sus empleados trabajen en otras cosas, sino que también permite una entrega más rápida de los servicios cubiertos en el contrato, aumentando la eficiencia operativa. Por ejemplo, el gigante de la ropa deportiva adidas redujo su ciclo de aprobación de contratos de activos deportivos en un 87,5%, pasando de 1-2 meses a solo una semana.
El gran número de tareas administrativas que conlleva la gestión manual de contratos puede dar lugar a errores. Además, el envío de contratos de un lado a otro a múltiples revisores puede provocar una pérdida del control de versiones y la omisión de revisiones. La automatización puede reducir los errores al reducir la intervención humana y la duplicación de la introducción de datos. Y cuando todas las partes pueden acceder a un contrato y trabajar en él desde un único lugar, todo el mundo trabaja con la versión más actualizada.
Los contratos contienen información confidencial y, por tanto, deben compartirse de forma segura para evitar que caigan en malas manos. Almacenar los contratos en un repositorio central permite establecer medidas de protección, como contraseñas y derechos de acceso, para mitigar el riesgo de amenazas a la seguridad.
Con los contratos en vigor en toda la organización, puede ser difícil controlar lo que se está pagando y si está aportando un valor real a la empresa. La accesibilidad a los contratos una vez firmados permite revisar si se cumplen las condiciones acordadas en el contrato y si dichas condiciones siguen satisfaciendo las necesidades de la organización. Almacenar los contratos en un repositorio de contratos proporciona también una visión de todos los acuerdos que tiene en vigor y puede señalar cuándo un contrato está a punto de renovarse para que pueda adoptar un enfoque más proactivo en la renegociación o terminación.
Al no tener que pasar revisando manualmente los contratos, sus empleados pueden funcionar en un trabajo de mayor valor y más gratificante, lo que aumenta su nivel de satisfacción laboral. Y este cambio de enfoque les permite realizar mejoras que beneficiarán a sus clientes.
Adidas, una de las marcas de ropa deportiva más grandes del mundo, ha transformado y automatizado una amplia gama de procesos con Bizagi, incluyendo múltiples procesos a lo largo de la cadena de abastecimiento. Entre estos procesos se encuentra la gestión de contratos, que permite a Adidas firmar contratos con nuevos socios más rápidamente, eliminando confusiones e impidiendo retrasos en las comerciales.
