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La agilidad. Es algo que todas las organizaciones anhelan, especialmente ahora que el mundo sigue enfrentándose a la transformación de la cadena de abastecimiento. Las búsquedas en línea de "transformación ágil" arrojan 100 millones de visitas, lo que demuestra que ya no es solo un término que se maneja en el departamento de TI.
El 65% de las organizaciones han informado de un impacto significativo en su rendimiento financiero tras una transformación ágil exitosa y un aumento del 30% en la satisfacción del cliente, según la encuesta de McKinsey.
Unilever International, la rama de distribución transfronteriza de la organización líder en CPG, Unilever, ha estado experimentando una transformación ágil durante los últimos años. Realizan envíos a todo el mundo, por lo que la mayor parte de sus productos se fabrican bajo pedido, en lugar de almacenarse en depósitos.
Con más de 20.000 unidades que abarcan desde el helado hasta el desodorante, todas ellas con sus propios controles reglamentarios, tienen un complejo perfil de conjuntos y puntos de datos. De hecho, manejan más de 120.000 documentos de envío al año a través de 33 entidades de facturación diferentes. Por lo tanto, es importante que sigan siendo lo suficientemente ágiles para manejar estas variables para seguir siendo competitivos en el exigente mercado actual.
Bizagi tuvo el placer de organizar recientemente un webinar con Cynthia Tan, líder de capacidad y transformación digital de Unilever International, y Anuradha Mallya, gerente de proyecto senior y gerente de procesos de Nividous, una empresa de automatización inteligente que ayudó a Tan y a su equipo a implementar su transformación.
Como se destacó en su webinar, Unilever International Delivers Customer Excellence in Cross-Border Commerce, aquí hay tres formas clave en las que Tan y Mallya lograron agilidad en todas sus operaciones globales.
Unilever International tiene una gran cantidad de datos, todos ellos almacenados en diferentes lugares del mundo. "Tenemos cuatro instancias de SAP diferentes que no se comunican entre sí. Los datos maestros son todos diferentes", explica Tan. "Por lo tanto, el gran desafío para nosotros es asegurarnos de que todos ellos lleguen a un conjunto de datos común, para que podamos generar informes significativos".
Este es un problema frecuente para las organizaciones que operan en varios mercados, o incluso solo para las que tienen varios departamentos. Y no solo hay que orquestar los ERP. Unilever International, como la mayoría de las organizaciones, solía depender de Excel y de los correos electrónicos para comunicar los datos entre los usuarios.
"A medida que el negocio crecía exponencialmente, Excel se estaba volviendo demasiado difícil de manejar y gestionar, así que necesitábamos un sistema cerrado. Algo que fuera fácil de implementar y con un costo relativamente bajo, con un desarrollo fácil y rápido que nos permitiera trabajar con múltiples conjuntos de datos e integración", dijo Tan.
"Podemos vincular muchos conjuntos de datos diferentes dentro y fuera de Bizagi. No solo eso, sino que podemos realizar una gran cantidad de pre configuración y vistas pre pobladas. Esto nos permite a los usuarios seguir con nuestro trabajo. No tenemos que ingresar los datos donde ya están disponibles o poner reglas fuera del proceso".
Disponer de un sistema centralizado en el que los datos no tienen que introducirse en varias ubicaciones, con procesos automatizados como las vistas pre pobladas, ha beneficiado significativamente las operaciones. El proceso de fijación de precios para clientes cuenta ahora con una interfaz de usuario intuitiva, por lo que se pueden crear marcos únicos en solo 30 días, en lugar de 90, tres veces más rápido.
Una de las piedras angulares de un enfoque ágil es la capacidad de realizar cambios iterativos en los procesos para ayudar a realizar el cambio, rápidamente. Esto puede ser un reto cuando hay múltiples factores que considerar. Unilever International tiene diferentes modelos de precios en función de los distintos clientes, por ejemplo, los minoristas frente a los distribuidores, con factores adicionales como el abastecimiento y los países de destino, que afectan a la fijación de precios.
"Es importante asegurarse de que el proceso de fijación de precios se modele adecuadamente y sea aprobado por todas las personas pertinentes que deben aprobarlo como parte de la política de la empresa", dijo Mallya. Esto nunca ha sido más importante que en el volátil mercado actual. Pero, independientemente de los factores externos, las organizaciones también deben estar preparadas para los cambios internos que pueden frenar sus operaciones.
Tan pintó una imagen que a muchos nos resulta familiar: "Imagina que el proceso de aprobación está asignado a una persona, y si esa persona se va, ¿cómo vas a actualizarlo en el proceso? Toda esa automatización end-to-end es fundamental. También tenemos que asegurarnos de conocer siempre el estado del proceso y garantizar que esos procesos cumplen con los controles financieros, como el calendario de autoridad para las aprobaciones".
Solamente su proceso de gestión del marco de precios tiene 26 aprobadores en 22 países. Es vital tener la capacidad de modificar el aprobador dentro del proceso para que no se retrase la fijación de precios y, en última instancia, la entrega de productos a los clientes.
Cuando se observan proyectos de transformación digital y ágil a gran escala, es fácil (y comprensible) querer lanzarse directamente. La mayoría de las organizaciones quieren ver la orquestación y la automatización pronto. Pero vale la pena dar un paso atrás para evaluar primero su situación y sus procesos de negocio. Esto es lo que Tan y su equipo encontraron.
"Cuando empezamos en 2019, fue un viaje de descubrimiento para nosotros... No documentamos los procesos de la forma en que deberíamos haberlo hecho. Tomábamos una plantilla y la automatizábamos. Pero no es tan sencillo como eso. Hay que entender los problemas que se intentan resolver y conocer el resultado que se quiere obtener, porque se supone que un proceso ayuda a resolver algo. No se trata de automatizar por automatizar", dice Tan.
Sí, un enfoque ágil suele incluir varios sprints e iteraciones, pero estos deben llegar una vez que los procesos estén en marcha y se esté aprendiendo de ellos. La documentación de los procesos y el mapeo de los datos al principio de la jornada pueden ayudar a garantizar que la brecha entre el desarrollo y el despliegue sea mucho menor, ya que no se encuentran tantos problemas durante las pruebas.
"También hay que mirar los puntos de datos: ¿existe la posibilidad de racionalizarlos?", aconseja Tan. Durante la primera fase de descubrimiento, pensamos "vamos a automatizar", pero tuvimos que pasar por muchas iteraciones porque no nos daba lo que queríamos. Ahora nos aseguramos de documentar los procesos en términos de lo que queremos conseguir, y eso reduce muchos de los problemas de pruebas y ayuda a la puesta en marcha del negocio".
Obtenga más información sobre la transformación de Unilever International
Si quiere saber más sobre el proceso de transformación de Unilever International, puede ver el webinar "Unilever International Delivers Customer Excellence in Cross-Border Commerce" por encargo.
Mallya ofrece una demostración en profundidad de los procesos de gestión del marco de precios y de la información de envío de los clientes, y Tan comparte más detalles sobre cómo Unilever International consigue agilidad en las operaciones globales.
