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Reduzca los Costos Operacionales Automatizando la creación de casos a partir de correos electrónicos

Este blog es una síntesis de la sesión en vivo de julio del Profesor de Procesos: Bizagi Spring 2022 - Automatice la creación de casos a partir de correos electrónicos

Las empresas se enfrentan a diario con importantes retos, tratando de satisfacer los

Llega un nuevo correo electrónico; lo abre, lo lee, extrae información de él y la introduce en un nuevo sistema, y luego repite, y repite y repite. ¿Le resulta familiar? Para muchas empresas y sus empleados, esto forma parte de su rutina diaria y de cómo pasan una gran parte de su tiempo. Según el informe ‘The 2021 state of business Automation’report ' de Zapier, "el 94% de los trabajadores del conocimiento estadounidenses encuestados pasan una parte del día realizando trabajos repetitivos que consumen mucho tiempo". ¿Quizás se sienta identificado con esto?

Las empresas se enfrentan a una creciente presión para digitalizarse. Es un gran proyecto que está en la mente de todos. Y uno que no hace más que complicarse a medida que se incorporan más proveedores, se afrontan más disrupciones, se generan más datos, se implementa más software y se lucha por cumplir más normativas. Pero las aplicaciones y las soluciones innovadoras tienen que ser más rápidas que nunca para hacer frente a este problema y ayudar a los empleados a aliviar las tareas repetitivas y tediosas. Necesitamos inyectar agilidad, transparencia, responsabilidad y visibilidad a todas las partes implicadas en los procesos de la empresa y orquestar sistemas dispares.

Las plataformas de automatización de procesos low-code pueden convertirse en nuestros mejores aliados para conseguir todos los objetivos propuestos. No solo son fáciles de usar y ofrecen diferentes soluciones para distintos tipos de usuarios, sino que también son capaces de mejorar los procesos críticos y fundamentales. Uno de los mejores beneficios de estas plataformas es la mayor productividad que perciben todos los implicados en un proceso. Como mencionó Gartner, "Muy a menudo, una mayor productividad y un mejor ancho de banda para un empleado existente se traduciría en la realización de tareas de alto valor que no se estaban haciendo, como nutrir las relaciones con los clientes de alto valor", lo que encaja perfectamente con el camino que queremos tomar.

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Reducir las tareas repetitivas con Bizagi

24 de marzo de 2022: una fecha clave. Bizagi entró en una nueva era cuando lanzamos la versión pionera en la nube de nuestra plataforma de automatización de procesos low-code. Bizagi Spring 2022 marca el comienzo de un nuevo y fantástico viaje para nosotros y todos nuestros usuarios. En esta nueva versión, hemos puesto todo nuestro esfuerzo en crear una plataforma de automatización de procesos low-code que sea potente, unificadora e intuitiva para todos.  Con un montón de nuevas características y mejoras, Bizagi ayudará a su organización a alinear sus objetivos con un enfoque estratégico para los desafíos actuales.  

Los comentarios de nuestros usuarios indicaron que la tarea más repetitiva y que más tiempo consumía era el procesamiento del correo electrónico - por lo que nuestra última versión ofrece una solución. Presentamos Bizagi Triggers.

 ¿Qué son los Triggers de Bizagi?

Los Triggers permiten a Bizagi iniciar automáticamente nuevos casos basados en el contenido de los correos electrónicos sin utilizar ninguna infraestructura RPA. Esta nueva característica aumenta la disponibilidad de los empleados, mejora la productividad y reduce los costos para las empresas que se ocupan de múltiples tareas de procesamiento masivo de correos electrónicos diarios.

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¿Cómo configurar los Triggers de Bizagi?

Los Triggers de Bizagi están disponibles en Bizagi Studio para los usuarios con un perfil de 'Desarrollador' a través del menú Experto.  Hemos diseñado la característica para que sea fácil de configurar e intuitiva. Para crear un nuevo trigger, usted debe asignarle un nombre, incluir los dominios permitidos desde donde espera recibir correos electrónicos, definir las condiciones que deben cumplirse para iniciar un nuevo caso, selecciona el proceso y finalmente mapear los datos. Toda la configuración se puede realizar sin la necesidad de una sola línea de código y puede completarse en pocos minutos.

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Cuando se trabaja con Triggers, hay algunas consideraciones importantes a tener en cuenta:

  • Esta característica está disponible para todos nuestros usuarios de la nube. Bizagi provee una bandeja de entrada única para cada usuario y debe ser usada exclusivamente para los Triggers. Cada cliente tendrá un correo electrónico con las siguientes características: CompanyName@bizagimailer.com. No es necesario configurar nada para habilitar este correo. Esta bandeja de entrada está lista para ser utilizada una vez que se aprovisione su entorno.
  • Los nuevos casos son creados vía OData. Bizagi utiliza componentes internos de la nube que buscan las colas de las acciones de los triggers. Debido a que la acción implica la creación de casos de sus procesos, y para mantener una alta seguridad en su proyecto, se requiere definir una integración segura entre Triggers y su ambiente Bizagi. Para hacer esto, usted necesita crear un conjunto de llaves OAuth. Puede ir a nuestra documentación si necesita más información sobre este paso o algunas opciones avanzadas para los triggers.
  • Los triggers le permiten tomar información del correo electrónico y enviarla directamente a su proceso de Bizagi. Para lograr esto, el proceso que desea accionar requiere una forma de inicio.
  • Los nuevos casos solo serán creados para los nuevos correos electrónicos (correos que no son leídos y no provienen de una respuesta).

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Esta nueva funcionalidad permite a las empresas reducir el trabajo repetitivo y mejorar la satisfacción de los empleados. La eficiencia aumentará, el servicio al cliente mejorará y todos los usuarios se darán cuenta del ahorro de costos que supone incorporar Bizagi Triggers a su trabajo diario.

Escuche más de mí, el Profesor de Procesos

Si quiere escuchar más sobre la nueva versión de Bizagi y reducir los costos operacionales automatizando la creación de casos a partir de correos electrónicos, póngase al día con mi sesión del Profesor de Procesos ahora.

 Y no se olvide de inscribirse en la próxima sesión del Profesor de Procesos.

 Cada mes tengo una sesión en vivo en donde analizo en detalle una de las funcionalidades claves de Bizagi, incluyendo una breve demostración, y respondo a cualquier pregunta que tenga sobre la plataforma Bizagi

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