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A pesar de todo su potencial transformador y de las formas más eficientes de trabajar, el ahorro de costos y la ventaja competitiva, la automatización de los procesos de negocio (BPA) puede plantear una serie de problemas para los que no están preparados. Y si no se gestiona con cuidado, cada uno de ellos puede hacer fracasar rápidamente los proyectos de automatización individuales, así como las ambiciones más amplias.
En resumen, hay mucho en juego. Pero el conocimiento de las dificultades puede marcar la diferencia, dando a sus equipos la oportunidad de anticiparse y superarlas.
Así que dé un primer paso esencial en su viaje de transformación, esclareciendo los cinco retos de la automatización de procesos de negocio, y obtenga cinco consejos para ayudar a su organización a avanzar con confianza.
La automatización de procesos de negocio (BPA) puede hacer muchas cosas buenas para su organización, como ayudar a impulsar nuevas eficiencias, ahorrar costos y liberar a su personal para que se concentre en un trabajo de mayor valor. Una cosa que no puede hacer es que un proceso roto funcione mejor de lo que lo hace sin la automatización. Los procesos defectuosos exigen un tipo de intervención totalmente diferente.
Tiene que centrar sus esfuerzos de automatización en procesos maduros, con reglas establecidas y entradas de datos preparadas, que no requieran un exceso de coordinación entre diferentes equipos y departamentos, para poder ofrecer resultados tangibles en un corto plazo de tiempo.
Mejor consejo de BPA #1: Haga un mapa de sus procesos antes de la introducción de BPA para establecer una imagen clara de cada paso e identificar cualquier cuello de botella potencial.
Es fácil entusiasmarse con las ventajas de la automatización de los procesos de negocio. Pero puede ser igual de fácil sumergirse en la fase de implementación sin definir cómo será el éxito.
Por lo tanto, incluso si un proyecto parece ir bien y su gente está sintiendo los impactos positivos de la automatización, la falta de métricas sólidas de éxito hará que sea difícil demostrar el retorno de la inversión a los líderes empresariales, o ganar el apoyo para futuros proyectos de automatización.
Mejor consejo de BPA #2: Defina mediciones específicas de éxito (por ejemplo, aumento de la productividad, reducción de riesgos, ahorro de costos, satisfacción del cliente) y apunte a cuantificar el valor de negocio de una tecnología de automatización de procesos low-code de primera categoría.
Uno de los frecuentes retos sorpresa de la automatización de procesos de negocio proviene de un lugar comprensible: estar demasiado centrado en el corto plazo, en todo, desde la comunicación y la configuración hasta la ejecución y los resultados. Los proyectos se construyen para un número concreto de usuarios, basándose en una infraestructura de TI existente, y la falta de flexibilidad dificulta rápidamente su ampliación.
Aunque los responsables de las empresas quieren que sus inversiones tengan un retorno rápido, no estarán muy satisfechos si las ganancias rápidas acaban obstaculizando los objetivos a largo plazo. Es necesario saber desde el principio cómo escalará un proyecto a medida que su organización crezca.
Mejor consejo de BPA #3: Las plataformas en la nube proporcionan una solución ideal cuando el escalamiento amenaza con convertirse en un problema, dándole la capacidad de escalar las aplicaciones hacia arriba y hacia abajo a medida que sus necesidades evolucionan.
A veces, el fracaso de un proyecto de automatización puede reducirse a una simple falta de comunicación entre los líderes del proyecto y los empleados: sobre por qué es necesario el cambio, por qué no será una amenaza para los puestos de trabajo y qué beneficios aportará a corto y largo plazo.
El éxito de sus esfuerzos de automatización de procesos de negocio se basará en su capacidad para atraer a las personas, tanto a las que se ven directamente afectadas por los cambios previstos como a la organización en general.
Mejor consejo BPA #4: Ponga la transparencia y la gestión del cambio centrada en las personas en el centro de sus planes de automatización para asegurarse de que está abordando las preocupaciones de los empleados, y dando a la gente la oportunidad de sentirse parte del éxito de un proyecto.
La adquisición de potentes herramientas de automatización puede ir acompañada a menudo de un deseo igualmente poderoso de resolver problemas de procesos grandes y complejos, o de revisar todo de una sola vez. La tentación puede ser excesiva para muchas organizaciones, lo que lleva a que los proyectos se enreden en complicados flujos de trabajo que frustran y desmotivan a los stakeholders.
Cuando esto sucede, el entusiasmo y el apoyo de una organización para la automatización y los proyectos de transformación digital más amplios pueden desvanecerse, rápidamente.
Mejor consejo de BPA #5: Empezar de a poco. Piense en grande. Crezca rápidamente. Empezar con un proceso sencillo permite a su equipo enfrentarse a los retos de la automatización de procesos de negocio, aprendiendo lecciones, iterando rápidamente y convirtiéndose en expertos equipados con las mejores prácticas probadas. Una vez que lo haya hecho (y haya trabajado para superar los otros obstáculos comunes que conlleva la introducción de BPA), podrá pasar con confianza a transformar los procesos más grandes y complicados.
Visite nuestra página de automatización para obtener más información sobre cómo hacer que la automatización de los procesos de negocio sea un éxito en su organización.
