Descubra cómo DHL Group aumentó la conectividad en toda la empresa y automatizó múltiples procesos de extremo a extremo.
El departamento de IT es el corazón de su organización. Los empleados confían en los procesos ejecutados por el departamento de IT para que puedan seguir haciendo sus tareas cotidianas. Por lo tanto, las ineficiencias en este departamento pueden generar cuellos de botella en toda la empresa y obstáculos en la productividad.
Las plantillas de proceso gratuitas de Bizagi le facilitan la automatización de procesos clave que son esenciales para su departamento de IT y la organización en general, ahorrando tiempo, dinero y estrés para todos los involucrados. Aquí hay tres procesos de IT que puede automatizar en este momento:
¿Cómo puede su departamento de IT saber qué información debe estar disponible para cada usuario? ¿Y cómo puede asegurarse de que cada usuario solo tenga acceso a la información estrictamente necesaria?
La Biblioteca de Infraestructura de Tecnología de la Información (ITIL por sus siglas en inglés) es un marco para la gestión de recursos tecnológicos, enfocada en garantizar la satisfacción del cliente y al mismo tiempo, definir estándares que permitan el control, operación y gestión de los mismos para lograr objetivos estratégicos. La plantilla de Bizagi Access Management se basa en las prácticas de ITIL para garantizar la disponibilidad de información a los usuarios que realmente la necesitan.
Con esta plantilla, que está disponible para descargar de forma gratuita desde Bizagi Xchange, puede crear solicitudes para activar o desactivar permisos para aplicaciones, carpetas o servicios. También es posible gestionar aprobaciones, permitir un control completo de las actividades dentro de cada solicitud y actualizar la lista de permisos activos de los usuarios.
Además, puede controlar el acceso de los usuarios a través de una comunicación fácil entre los recursos humanos y las áreas de gestión de seguridad de la información. Por lo tanto, puede atender las solicitudes más rápido y crear un canal de comunicación para garantizar la confidencialidad y seguridad de la información. Esto le ayuda a obtener un control completo sobre la información a la que los usuarios pueden acceder en función de sus roles y responsabilidades, mientras que ITIL lo guía para tener una confianza del 100% al otorgar permisos de acceso.
La tecnología en su organización inevitablemente tendrá fallas en algún momento, o los usuarios necesitarán asistencia para resolver un problema. Por lo tanto, la ayuda al cliente, o el proceso de poder obtener un ticket de soporte, es vital para mantener a los empleados productivos.
El proceso de Ayuda al cliente de Bizagi, disponible para descargar de forma gratuita desde Bizagi Xchange, le permite a su departamento de IT administrar eficientemente los incidentes y solicitudes de los empleados, brindando rápidamente soluciones efectivas. Esto puede ayudar a mejorar la productividad de los empleados mientras se genera una disciplina de mejora continua. El proceso le permite obtener el control de su historial de casos para aumentar su base de conocimientos, lo que a su vez ayuda a proporcionar un resultado para cada caso, y hace cumplir los acuerdos de nivel de servicios para respuestas de soporte estándar, especialmente para incidentes reportados con frecuencia.
Bizagi asignará el caso a un agente de servicio de asistencia de primer nivel, quien registrará la actividad, luego solicitará más información, resolverá el ticket o lo escalará al segundo nivel. Luego pueden ofrecer una solución a través de comentarios o archivos adjuntos. Bizagi hará un seguimiento del tiempo dedicado a encontrar una solución con la función de historial de actividades. La solución se puede registrar en la base de conocimiento, de modo que otros que encuentren el mismo problema en una solicitud también puedan resolverlo.
Este proceso de ayuda al cliente permite un flujo formal pero flexible que permite que todas sus solicitudes internas de IT puedan calificarse, gestionarse y resolverse de manera efectiva, lo que significa un impacto mínimo diario en las actividades de valor agregado.
Su organización depende de IT para funcionar, por lo que debe haber procedimientos y políticas definidos para administrarla de manera eficiente. La Gestión del Cambio le ayuda a su organización a responder a los cambios como parte de la continuidad del negocio, para cualquier nuevo requisito comercial o para la mejora continua.
Cualquier cambio requiere una evaluación adecuada de los posibles efectos, una planificación y ejecución cuidadosa para minimizar cualquier impacto o interrupción. Aquí es donde la automatización de procesos digitales, implementada con la plantilla de gestión de cambios de Bizagi, puede ayudar.
Al igual que el proceso de Gestión de acceso, esta plantilla de proceso se basa en ITIL para ayudar a garantizar cambios a través de la planificación, evaluación de impacto y riesgo, control de niveles de autorización y asistencia en la implementación y documentación.
El proceso comienza con la creación de una Solicitud de Cambio (RFC), que primero se planifica y revisa. Luego se envía al departamento de IT, quien establecerá un estado inicial y una evaluación para decidir si el RFC es aceptado, rechazado o necesita enmendarse. Los cambios deben ser aprobados de acuerdo con su clasificación y niveles de impacto.
Cuando el RFC ha sido autorizado, se planifica, desarrolla, prueba, comunica y ejecuta. Luego, el solicitante evalúa la implementación del cambio, quien confirma si fue exitosa o no. Las acciones necesarias para remediar cualquier efecto inesperado o no deseado de la implementación se realizan si es necesario. Luego, finalmente, el gerente revisa el desarrollo del cambio y cierra el RFC.
El uso de la plantilla de proceso de Gestión de cambios, disponible para descargar de forma gratuita desde Bizagi Xchange, le permitirá priorizar y responder a la solicitud de cambio, reducir los tiempos de respuesta y la cantidad de cambios fallidos, proporcionar mejores estimaciones de tiempo y costos, ayudar a la productividad, e identificar información útil que apoyará la mejora continua.
Las organizaciones pierden entre el 20 y el 30% de los ingresos cada año debido a procesos ineficientes, según IDC. Entonces, ¿por qué no empoderar a su departamento de IT para que su organización sea más eficiente con Bizagi? Puede descargar todas las plantillas anteriores de Bizagi Xchange de forma gratuita, que puede compilar en Bizagi Modeler, definir datos, reglas e integraciones en Bizagi Studio, y luego usar Bizagi Automation para ejecutar las aplicaciones. Las plantillas son totalmente personalizables, por lo que son totalmente adaptables a sus requisitos exactos. Si le gusta lo que ve, hay otras plantillas de procesos empresariales disponibles.
