Descubra cómo DHL Group aumentó la conectividad en toda la empresa y automatizó múltiples procesos de extremo a extremo.
En estos momentos, todas las empresas internacionales se centran en la eficiencia, la agilidad y la optimización de los procesos en respuesta a la pandemia y a las alteraciones del mercado correspondientes. Los que cuentan con centros de servicios compartidos están mejor situados para ampliar estos esfuerzos y conseguir el máximo impacto en toda la organización. De este modo, el reto y la oportunidad para los líderes de los servicios compartidos es mayor que nunca.
En este artículo se presenta un caso de éxito reciente del centro de servicios compartidos de Deutsche Post DHL Group (DP DHL Group), una empresa multinacional alemana de entrega de paquetes y manejo de la cadena de suministro, la mayor empresa de mensajería del mundo.
El Grupo de Servicios Empresariales Globales del Grupo DP DHL se dedica a optimizar los servicios corporativos de la organización. Una de sus divisiones clave es Digitalization@GBS, que se centra en optimizar la experiencia del cliente mediante la armonización y automatización de los procesos empresariales.
El equipo de Digitalization@GBS utiliza una amplia plataforma tecnológica, que incluye BPM, RPA y OCR, para optimizar las operaciones en varias líneas de servicios del Grupo DP DHL, como Finanzas, RR. HH., Inmobiliaria Corporativa y Compras.
El jefe de diseño de plataformas ERP y digitalización, Stefan Wenzel, se unió recientemente a Bizagi en un seminario web para discutir las mejores prácticas y los factores de éxito en la orquestación y automatización de procesos. Aunque el seminario se desarrolló en alemán, a continuación resumimos los aspectos más destacados para nuestro público que no domina el alemán.
"Lo que es muy importante para nosotros, es que este programa Digitalization@GBS no es un programa de TI, es un programa de digitalización, lo que significa que nos centramos en los procesos empresariales", explicó Wenzel.
"Nosotros observamos un proceso empresarial... lo preparamos de principio a fin, y luego lo optimizamos. Actualmente tenemos un gran número de procesos de facturación entrante que en realidad hacen todos lo mismo, pero debido a los diferentes sistemas y las diferentes áreas de negocio, lo que tratamos de hacer es realmente armonizarlos y unirlos utilizando GPN, es decir, la capa de gestión de procesos de negocio".
Al unificar los procesos mediante GPN, el equipo ha creado una metodología que permite a todos los usuarios de la empresa compartir sus conocimientos y trabajar para obtener una única solución digital. Esto sirve como base para la automatización, con conocimientos y mejores prácticas capturadas en su centro de servicios compartidos.
"Ahora tenemos actividades transaccionales y actividades basadas en reglas en un entorno de centro de servicios compartido que se han automatizado en gran medida. Podemos transferir los conocimientos técnicos a la tecnología, por así decirlo, y ese fue un motivo por el que dijimos: Si vamos a hacer esto, vamos a hacerlo bien" y luego empezamos a evaluar todo el potencial de automatización de nuestros procesos", dijo Wenzel.
Uno de los factores clave del éxito del equipo de Digitialization@GBS fue examinar los procesos empresariales de principio a fin para buscar el potencial de automatización. "Al día de hoy hemos puesto en marcha más de 200 iniciativas y esto es muy importante para nosotros. Todos estos son procesos end-to-end, no miramos las cosas como actividades individuales o tratamos de automatizar las tareas individuales, sino que tratamos de mirar un proceso de negocio end-to-end para establecer e implementar estos de la mejor manera posible con el fin de maximizar la eficiencia", dijo Wenzel.
Pero la pregunta que se hacen muchos al iniciar su proyecto de automatización es ¿por dónde empezar? Wenzel y su equipo calificaron sus procesos para establecer qué áreas tenían más potencial. "Usted debe analizar sus procesos como corresponde y luego enumerarlos en orden descendente según la puntuación", aconsejó Wenzel.
"Normalmente se empieza por los frutos más bajos: poca complejidad, alto potencial, pero el potencial en forma de ahorro de ETC, no necesariamente el porcentaje de potencial de automatización en este punto. Por ejemplo, si tengo un proceso muy pequeño, en el que invierto 0,1 ETC, no importa en absoluto que tenga un 70% o un 90% de potencial de automatización. De esta manera, hemos dado prioridad a nuestras iniciativas [en DP DHL]".
Uno de los primeros procesos que automatizaron fue el de la facturación del IVA de los derechos de aduana, que era un proceso casi totalmente manual y de gran volumen, en el que se gestionaban más de 2.500 envíos al día solo en Suiza. Bizagi se encargó de la orquestación de la automatización de procesos para conectar tecnologías como UiPath RPA, ABBYY Flexicapture y el sistema financiero de Oracle para proporcionar una automatización integral. Bizagi ayudó a alcanzar una tasa de automatización del 95%, eliminando las tareas manuales y proporcionando una orquestación de extremo a extremo de las tecnologías dentro del proceso.
El equipo de Digitalization@GBS ha aprovechado las características del "low-code" de Bizagi para ayudarles a acelerar su proyecto de automatización. El "low-code" permite a los usuarios empresariales no técnicos ponerse a trabajar en proyectos de automatización utilizando herramientas visuales que no requieren un conocimiento profundo de la codificación.
Sin embargo, como ocurre con muchos proyectos, había algunos elementos que eran más complejos. "En definitiva, no todo es "low-code", a veces hay que codificar, por supuesto, y programar ciertas reglas si es que realmente se profundiza y se vuelve complejo", dijo Wenzel.
"Bizagi nos permite implementar procesos más complejos, interpretando estructuras de ingreso de datos realmente complejas para los usuarios, pero con un enfoque de "low-code"... Lo importante para nosotros es que permitimos a nuestros analistas de procesos trabajar a un nivel muy alto, especialmente en el área de implementación de flujos de trabajo. Simplemente pueden ser más rápidos con muy poca experiencia tecnológica".
La interfaz de usuario visual de Bizagi Modeler, con sus funciones de arrastrar y soltar, hizo que el modelado y la optimización de procesos fueran accesibles para un amplio número de empleados del equipo de GBS. "Es sumamente encantador que Bizagi Modeler sea gratuito, así que en grupos grandes como el nuestro, siempre lo ponemos al alcance".
Con la solución desplegada en 17 idiomas para orquestar los sistemas, optimizar las operaciones y proporcionar una visibilidad completa, Bizagi se utiliza ahora a nivel mundial en todo el Grupo empresarial DP DHL. Más de 24 procesos se están ejecutando ahora en la plataforma, incluidos los procesos de apoyo a los departamentos de RRHH e inmobiliario. Bizagi se ha convertido en un componente vital en la plataforma tecnológica de DP DHL, con más de dos millones de casos end-to-end por año procesados a través de la plataforma.
Por otro lado, Bizagi ha sido utilizado para crear un Portal de Gestión de Datos Maestros de Proveedores, un elemento clave en el proceso de Compras. Con Bizagi Sites como punto de acceso directo, el portal es utilizado por 280.000 empleados. En el proceso, Bizagi ha automatizado tareas como la iniciación de casos, la presentación de formularios, la solicitud de aprobaciones y la duplicación de datos en la solución de compra electrónica.
Si desea obtener más información sobre cómo el equipo de Digitalization @ GBS de DP DHL Group está utilizando Bizgai, puede leer el caso de estudio, que detalla la solución y los resultados del equipo.
