Descubra cómo DHL Group aumentó la conectividad en toda la empresa y automatizó múltiples procesos de extremo a extremo
La documentación de procesos es una forma valiosa de asegurar que el modelado de sus procesos se capture adecuadamente, ayudando a asegurar la eficiencia y el cumplimiento del negocio.
Si quiere saber más sobre qué es exactamente la documentación de procesos, eche un vistazo a nuestro blog ¿Qué es la documentación de procesos? Antes de avanzar con este artículo.
La mayoría de las organizaciones comienzan con el modelado de una pequeña selección de procesos, pero una vez que haya visto el éxito y comience a modelar los procesos en toda su organización, es vital que todos los procesos estén documentados para que se sigan las mejores prácticas.
Es beneficioso documentar todos sus procesos empresariales, ya que proporciona claridad a otros que siguen el proceso. La documentación de los procesos proporciona un repositorio central de información, de modo que si la persona que creó, o suele ejecutar, el proceso deja la empresa, los detalles exactos de cómo llevar a cabo el proceso están ahí para quien tome el relevo.
Un repositorio central de procesos es también una forma estupenda de compartir conocimientos internamente en la empresa; los nuevos empleados pueden utilizar la documentación de los procesos como recurso de incorporación y formar a los nuevos recursos de una forma mucho más eficiente.
Algunos ejemplos de procesos de negocio que pueden ser documentados incluyen, pero no se limitan a:
Cualquier proceso de cara al cliente requiere una respuesta eficaz y rápida. Tomemos como ejemplo las reclamaciones y las quejas. Si puede responder rápidamente a cualquier sugerencia o queja de un cliente, puede estar seguro de que esto le permitirá fidelizarlo. La documentación de los procesos garantiza que sus esfuerzos estén alineados con sus objetivos y que sus resultados sean siempre coherentes.
Es muy valioso contar con una documentación de procesos bien definida que haga que la definición del proceso sea fácil de entender para todos los miembros de la organización. Dentro de su documentación, debe asegurarse de definir las responsabilidades para cada actividad, considerar las excepciones, los caminos felices y todas las validaciones necesarias en cada paso.
Documentar su proceso de reclamaciones y quejas le permitirá identificar cualquier problema o ineficacia que deba mejorarse. También puede reducir los problemas de comunicación, aumentar sus índices de retención, mejorar sus indicadores de gestión y garantizar que ninguna solicitud quede sin resolver.
La empresa argentina líder en el sector del petróleo y el gas, Tecpetrol, necesitaba una forma de documentar los procesos empresariales para replicar los proyectos de éxito y garantizar el cumplimiento y la eficacia de sus modelos de procesos.
La documentación de procesos les permitió capturar el conocimiento que antes sólo conocían los gerentes de proyecto, y permitir a todos los trabajadores acceder a la información de los procesos, proporcionando claridad y ayudando a garantizar el cumplimiento de los trabajadores en el sitio.
El equipo de BPM de Tecpetrol utilizó el repositorio web de Bizagi para almacenar todos los procesos y modelos documentados. Pudieron hacer uso de la función de historial de revisiones y publicar diferentes versiones del mismo diagrama basándose en los comentarios de revisión al establecer nuevos procesos.
El equipo de BPM documentó más de 300 procesos diferentes en 10 departamentos distintos. Algunos eran muy técnicos, mientras que otros estaban más centrados en la gestión. Ahora todos los procesos están estandarizados con toda la información documentada oficialmente en un repositorio web, por lo que no hay conjeturas in situ ni se confía en información que previamente solo estaba en la cabeza de los supervisores.
"Es fácil ver el impacto cuantitativo que la documentación de los procesos ha tenido en las operaciones", dijo Manuel Caride, Ingeniero de Proyectos de Gestión de Procesos en Tecpetrol. "Puede ser difícil para los ingenieros y supervisores en el campo saber qué información les faltaba. Pero tener los procesos documentados y debidamente comunicados facilita mucho las operaciones diarias. Garantiza que nadie se pierda ningún punto de control importante y estandariza las decisiones de los empleados de primera línea".
La documentación de los procesos actúa ahora como base para la mejora continua de los mismos. El equipo de BPM trabaja a diario con el equipo de supervisión del rendimiento para trabajar en las innovaciones de los procesos y supervisar el rendimiento centrándose en los KPI y las necesidades de consumo.
Son muchos los beneficios que puede aportar la documentación de procesos, algunos de los cuales se detallan en nuestro blog sobre los beneficios de la documentación de procesos. Además, verá los siguientes resultados
Consistencia operativa - los procesos no tienen que ser rediseñados si se repiten, se puede escalar el modelado de procesos y la automatización con facilidad mientras se asegura la eficiencia y la consistencia.
Conocimiento compartido - toda la información vinculada a un proceso se almacena de forma centralizada, disponible para que cualquiera pueda acceder a ella, de modo que el proceso puede seguir ejecutándose correctamente si se entrega a una nueva persona.
Oportunidades de mejora del proceso - la documentación de todos los puntos del proceso permite identificar los cuellos de botella o las áreas en las que se puede aumentar la eficiencia o reducir los costos.
Reducción del riesgo y mejora del cumplimiento - especificar con precisión cómo ejecutar las tareas ayuda a reducir el riesgo y a cumplir la normativa.
El software de documentación de procesos proporciona un modo eficaz de capturar digitalmente todos los detalles adicionales necesarios para ejecutar correctamente los procesos empresariales. El uso de un software significa que usted puede aprovechar las características intuitivas y asegurar que cada paso tenga la documentación apropiada.
Bizagi le permite documentar sus procesos directamente dentro de los modelos de procesos. Cuando haya terminado, puede publicar la documentación en la biblioteca segura de procesos de Bizagi junto con todos sus procesos de negocio para un único punto de verdad operacional, o en una gama de formatos.
