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El concepto de "estandarización de procesos" es tal y como suena: describe un conjunto acordado de instrucciones, normas y/o directrices para realizar una tarea operativa concreta. De este modo, el proceso se vuelve coherente y todos los empleados lo aprenden y practican de forma rutinaria.
La estandarización de procesos contribuye de manera decisiva a mejorar la productividad y reducir costos en organizaciones de todos los tamaños. La idea es que unas instrucciones claras y concisas permiten a todos hacer lo que tienen que hacer a tiempo y con los resultados deseados.
En esencia, se trata de identificar y asignar los distintos métodos que utilizan las personas y equipos de una organización para llevar a cabo un proceso concreto. Suelen estar dispersos en silos, como consecuencia del paso del tiempo, la salida y el ingreso de empleados, la evolución de las tecnologías, la manera de hacer las cosas que cada cual prefiere, etc.
Todos estos elementos se reúnen en un solo lugar y se analizan para evaluar qué es lo que mejor funciona para la eficiencia de los recursos, los presupuestos y la satisfacción laboral. A partir de ahí, se elabora una solución única y unificada que se aplica en toda la empresa. Así se reducen las pérdidas de tiempo, los errores humanos y la falta de claridad.
Crear y mantener estos procesos estandarizados no sólo hace que las cosas funcionen de forma más eficiente y económica. Con el tiempo, permite a una organización obtener un mayor rendimiento de la inversión de los recursos disponibles y, en última instancia, ofrecer más con menos de una forma coherente, repetible y escalable que funciona para los empleados, al tiempo que permite escalar las operaciones hacia arriba y hacia fuera. Dado que los procesos están probados y comprobados, es probable que cumplan la normativa, sean de bajo riesgo y de alta calidad, lo que libera más tiempo de gestión para centrarse en un mayor crecimiento. Todo ello garantiza el éxito a largo plazo.
Cada paso de un proceso se lleva a cabo siempre de la misma manera, según una norma predefinida, lo que ayuda a mantener altos niveles de calidad que se traducen en un buen producto final.
Como todos los implicados tienen claro lo que implica un proceso, lo que se necesita y el resultado esperado, los equipos pueden trabajar juntos para resolver problemas, evitar retrasos y cuellos de botella y complementar las habilidades y conocimientos de los demás para hacer el trabajo.
El aumento combinado de la eficiencia, como resultado de unos pasos más ajustados, menos errores humanos y menos pérdida de tiempo y recursos, permite ahorrar dinero rápidamente en una serie de áreas operativas. Este ahorro continúa a medida que se descubren nuevas mejoras en los procesos.
Contar con este mecanismo de calidad constante y entrega puntual garantiza que sus clientes reciban lo que esperan, cuando lo esperan y con un alto nivel de servicio en todo momento. Como el proceso es claro y lo entienden todos los empleados, cualquier duda puede resolverse rápida y fácilmente, lo que refuerza aún más la lealtad y la confianza de los clientes.
A su vez, los pasos sistemáticos y la mejora constante facilitan el cumplimiento de las normativas y los requisitos del sector, al tiempo que permiten adaptarse más fácilmente a las nuevas normativas que vayan surgiendo.
En teoría, todo esto parece bastante lógico. Pero en la práctica, puede ser difícil de conseguir a menos que todos los miembros de la empresa estén de acuerdo y se comprometan a realizar los cambios necesarios.
A menos que todo el mundo tenga claros los objetivos de la estandarización y los pasos necesarios para alcanzarlos, seguirán existiendo algunas discrepancias que pondrán en peligro el rendimiento. Lo mismo ocurrirá si algún equipo sigue utilizando herramientas heredadas o incompatibles en las que se basaba antes para llevar a cabo los procesos, como complicadas hojas de cálculo o sistemas de archivo.
Si otras áreas de su organización son de algún modo inestables o cambian constantemente, esto también puede obstaculizar el éxito, ya que los empleados se distraerán al tener que aprender y adaptarse a otras novedades en lugar de centrarse en los procesos en cuestión.
Para maximizar sus posibilidades de éxito, asegúrese de seguir estas cinco etapas en su programa de estandarización de procesos:
Bizagi puede apoyarlo a lo largo de su viaje de estandarización de procesos, con una gama de tecnologías innovadoras y capaces.
Nuestro software de Process Modeling le permite mapear y documentar con precisión sus procesos de negocio existentes, para entender dónde se encuentra hoy y evaluar qué mejoras necesita hacer como prioridad.
A continuación, nuestra herramienta de Process Simulation crea procesos de negocio realistas para demostrar el valor que estas mejoras aportarán a sus operaciones.
Luego, nuestro software de Process Mining le ofrece una visibilidad en profundidad de los datos que hay detrás de sus procesos nuevos y mejorados, para que pueda supervisar el rendimiento y ver dónde se está marcando la diferencia.
Y podemos ayudarle a aplicar la Automatización de Procesos Digitales a sus tareas manuales y repetitivas de forma que le proporcionen la eficiencia y los beneficios financieros que busca, en toda su organización.
Ya hemos hecho exactamente eso para una serie de clientes de múltiples sectores. Nos asociamos con TecPetrol para documentar más de 300 procesos para su estandarización, con el fin de mantener un cumplimiento y una eficiencia sólidos. Ayudamos a Bunzl a estandarizar su proceso de gestión del ciclo de vida del producto para garantizar la precisión y evitar la pérdida de ingresos. Y ayudamos a ManpowerGroup a revisar y actualizar sus numerosos procesos para aclarar su propiedad y aumentar la eficiencia operativa como resultado.
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